1.Thông tin Khách Hàng
Ngành nghề: Công ty sản xuất khóa kéo
Số lượng nhân viên: gần 6.000 công nhân
Khu vực: Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Nhơn Trạch, Hà Nam, và cả ở Campuchia.
2. Bối Cảnh Hiện Tại
Với việc sở hữu nhiều chi nhánh và một lực lượng lao động lớn, công ty luôn phải đảm bảo rằng các quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, đáp ứng được yêu cầu đơn hàng của khách hàng. Trong những thời gian cao điểm, nhu cầu sản xuất tăng cao đòi hỏi công ty phải có lịch làm thêm giờ cho nhân viên. Để duy trì hoạt động liên tục, công ty áp dụng lịch làm việc theo ca, bao gồm lịch 3 ca 4 kíp. Điều này có nghĩa là công nhân phải thay phiên nhau làm việc cả ngày lẫn đêm để đảm bảo tiến độ sản xuất.
Một trong những mối quan tâm hàng đầu của công ty không chỉ là tuân thủ các quy định của pháp luật về thời gian làm thêm, mà còn phải đảm bảo rằng khi khách hàng đến kiểm tra, mọi thứ đều minh bạch và chính xác. Vì vậy, việc quản lý thời gian OT theo cách thủ công, không chỉ tốn kém thời gian mà còn dễ gây ra sai sót, khiến dữ liệu phân tán và khó kiểm soát, đặc biệt là khi công ty có nhiều chi nhánh. Điều này đòi hỏi công ty cần phải có giải pháp cải tiến.
3.Thách Thức
Những thách thức chính mà công ty phải đối mặt trong quản lý OT và nhân sự bao gồm:
– Số lượng công nhân đông đảo: Với gần 6.000 công nhân làm việc tại nhiều địa điểm, việc quản lý thời gian làm việc và thời gian OT trở nên phức tạp.
– Tăng ca liên tục: Để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty phải yêu cầu công nhân tăng ca liên tục. Điều này đặt ra thách thức lớn trong việc quản lý và theo dõi thời gian làm việc để đảm bảo tuân thủ các quy định về thời gian làm thêm.
– Đảm bảo chính xác để khách hàng kiểm tra, quản lý: Đây là mối quan tâm hàng đầu,việc này ảnh hưởng đến uy tín, chất lượng và hạch toán của công ty với khách hàng nên đòi hỏi độ chính xác cao
-Dữ liệu không tập trung: Việc quản lý thời gian làm việc và thời gian làm thêm của công nhân bằng tay dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân tán, không đồng nhất dẫn tới khó kiểm soát và truy xuất
– Quản lý tăng ca thủ công : HR phải quản lý OT vượt mức bằng tay, dẫn đến nhiều rủi ro về sai sót dữ liệu, mất thời gian và nhân lực, và khó khăn trong việc theo dõi, giám sát cũng như báo cáo
4. Giải Pháp Đề Xuất
Để giải quyết những thách thức trên, công ty đã hợp tác với IVS để phát triển một giải pháp quản lý OT hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình vận hành. IVS đã xây dựng và triển khai các bảng công và hệ thống quản lý thời gian làm thêm thông qua phần mềm quản lý nhân sự IHRM như sau:
– Xây dựng 2 bảng công:
– Bảng công theo thời gian thực tế: Đây là bảng ghi nhận thời gian làm việc thực tế của công nhân, bao gồm cả thời gian OT. Bảng công này giúp HR theo dõi và quản lý chính xác thời gian làm việc của từng công nhân.
– Bảng công chuẩn: Đây là bảng công chỉ hiển thị thời gian làm việc sau khi đã loại trừ thời gian làm thêm vượt mức. Bảng này giúp đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định về thời gian làm thêm khi bị kiểm tra.
– Quản lý 3 bảng tăng ca:
– OT chuẩn: Đây là thời gian làm thêm trong giới hạn cho phép theo quy định của công ty.
– OT thực tế: Đây là thời gian làm thêm thực tế của công nhân, bao gồm cả thời gian OT vượt mức.
– OT vượt: Đây là thời gian làm thêm vượt mức so với quy định. Việc quản lý OT vượt giúp đảm bảo rằng công ty có thể kiểm soát chặt chẽ và đảm bảo chế độ cho người lao động.
– Quản lý 2 bảng lương:
– Hệ thống quản lý lương được IVS thiết lập với hai bảng lương riêng biệt để đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Một bảng lương phản ánh thu nhập dựa trên thời gian làm việc chuẩn, trong khi bảng lương thứ hai phản ánh thu nhập từ thời gian làm thực tế, bao gồm cả OT vượt mức. Điều này giúp HR dễ dàng quản lý và đảm bảo rằng mọi công nhân đều được trả lương đúng theo thời gian làm việc của họ.
5.Kết Quả Đạt Được
Sau khi triển khai giải pháp quản lý OT từ IVS, công ty đã đạt được những kết quả đáng kể:
– Tiết kiệm thời gian tính toán của HR: Với hệ thống quản lý tự động và đồng bộ, HR không còn phải tốn nhiều thời gian cho việc quản lý và tính toán thời gian làm thêm. Điều này giúp giảm tải công việc cho HR, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
– Đảm bảo kiểm soát thời gian OT vượt: Với hệ thống quản lý OT vượt, công ty có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát thời gian làm thêm vượt mức. Điều này giúp công ty tuân thủ các quy định về thời gian làm thêm, đồng thời đảm bảo rằng mọi công nhân đều được hưởng quyền lợi hợp pháp.
– Đảm bảo tính minh bạch và chính xác khi kiểm tra: Hệ thống quản lý của IVS đảm bảo rằng mọi dữ liệu liên quan đến thời gian làm việc và làm thêm đều được lưu trữ và quản lý một cách minh bạch và chính xác. Khi có khách hàng đến kiểm tra, công ty có thể dễ dàng cung cấp các báo cáo chi tiết, đảm bảo rằng mọi quy trình đều được thực hiện đúng và minh bạch.
– Dữ liệu đồng bộ về một nơi, HR manager dễ dàng kiểm soát: Thay vì dữ liệu phân tán và khó kiểm soát, hệ thống của IVS giúp đồng bộ hóa tất cả dữ liệu về một nơi. Điều này giúp HR manager dễ dàng kiểm soát và quản lý thông tin, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
6.Kết Luận
Việc áp dụng giải pháp quản lý OT từ IVS đã mang lại cho công ty sản xuất khóa kéo những cải tiến đáng kể trong việc quản lý nhân sự và thời gian làm việc. Giải pháp này không chỉ giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác, và tuân thủ các quy định về thời gian làm thêm. Với hệ thống quản lý này, công ty có thể tự tin đối mặt với các cuộc kiểm tra từ khách hàng, đồng thời đảm bảo rằng mọi công nhân đều được hưởng quyền lợi chính đáng.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc đầu tư vào các giải pháp công nghệ quản lý như của IVS là một bước đi chiến lược, giúp công ty duy trì vị thế dẫn đầu trong ngành và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường.
