ERP – GIẢI PHÁP MẠNH MẼ NHƯNG NHIỀU DOANH NGHIỆP BỎ CUỘC BỞI TRIỂN KHAI SAI CÁCH

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) được xem là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện từ tài chính, nhân sự, kho vận, sản xuất đến bán hàng trên cùng một hệ thống thống nhất.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệpã gặp thất bại khi triển khai hệ thống ERP vì thiếu chiến lược, chọn sai giải pháp hoặc không chuẩn bị dữ liệu kỹ càng.

Một dự án ERP thất bại không chỉ gây tổn thất hàng tỷ đồng mà còn khiến bộ máy nội bộ rối loạn, nhân viên mất niềm tin và dữ liệu sai lệch. Dưới đây là 9 sai lầm phổ biến khi triển khai ERP mà các doanh nghiệp nên tránh nếu muốn quá trình chuyển đổi số thành công.

1. THIẾU CHIẾN LƯỢC TỔNG THỂ

Một trong những sai lầm khi triển khai ERP phổ biến nhất là doanh nghiệp bắt đầu dự án mà không có chiến lược rõ ràng dẫn tới nhiều khó khăn

 Nhiều công ty đầu tư ERP chỉ vì “thấy đối thủ làm” hoặc “muốn chuyển đổi số cho kịp thời đại”, nhưng lại chưa xác định rõ mục tiêu, phạm vi và lợi ích cần đạt được. Kết quả là quá trình triển khai diễn ra rời rạc, mỗi phòng ban hiểu và thực hiện khác nhau, dẫn đến xung đột dữ liệu, chậm tiến độ và lãng phí nguồn lực.

Giải pháp:

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tổng thể cho dự án ERP:

• Xác định mục tiêu cốt lõi (giải quyết vấn đề gì, đo hiệu quả ra sao).
• Đặt phạm vi, ngân sách và nguồn lực rõ ràng.
• Xây dựng KPI và lộ trình triển khai từng giai đoạn.

ERP không chỉ là phần mềm, mà là một dự án chuyển đổi số toàn diện. Khi có chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt tiến độ, tối ưu chi phí và đảm bảo hệ thống hoạt động đúng mục tiêu.

2. CHỌN SAI NHÀ CUNG CẤP HOẶC GIẢI PHÁP ERP

Lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá hoặc thương hiệu nổi tiếng, thay vì xem xét mức độ phù hợp với quy trình vận hành thực tế dẫn đến hệ thống ERP sau khi triển khai trở nên phức tạp, khó sử dụng, không phù hợp với đặc thù sản xuất – kinh doanh, và cuối cùng khiến nhân sự quay lại làm việc thủ công như trước.

Thực tế, mỗi doanh nghiệp có mô hình quản lý khác nhau, nên không thể áp dụng rập khuôn một giải pháp ERP giống nhau. Một hệ thống phù hợp phải linh hoạt, dễ tùy chỉnh và dễ mở rộng theo quy mô phát triển. Nếu nhà cung cấp thiếu kinh nghiệm trong ngành hoặc không có đội ngũ triển khai hiểu sâu quy trình nghiệp vụ, dự án ERP rất dễ thất bại, gây lãng phí lớn về thời gian và chi phí.

Giải pháp:

Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ nhu cầu nội bộ và chọn đối tác ERP có năng lực triển khai thực tế trong ngành.
Một đối tác ERP uy tín không chỉ cung cấp phần mềm, mà còn đóng vai trò đồng hành tư vấn, đào tạo và hỗ trợ vận hành lâu dài.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống quản trị cho khối doanh nghiệp và sản xuất tại Việt Nam, IVS đã xây dựng nền tảng IVS ERP và các giải pháp chuyên biệt như Smart Factory, IHRM, Aizen Accounting – giúp doanh nghiệp triển khai nhanh, gọn, đúng nhu cầu thực tế, không cần thay đổi quy trình lõi.
Sự kết hợp giữa hiểu nghiệp vụ và năng lực công nghệ vững chắc là lý do IVS luôn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm đối tác chuyển đổi số đồng hành lâu dài.

3. KHÔNG CHUẨN BỊ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO

ERP hoạt động dựa trên dữ liệu – đây là “nhiên liệu” của toàn bộ hệ thống. Nếu dữ liệu đầu vào sai, thiếu hoặc không đồng nhất, thì dù phần mềm có hiện đại đến đâu, kết quả đầu ra cũng sẽ sai lệch.
Rất nhiều doanh nghiệp mắc phải sai lầm này khi nghĩ rằng “triển khai ERP là hệ thống sẽ tự động hóa hết”, mà quên mất rằng tự động hóa chỉ hiệu quả khi dữ liệu đủ, sạch và đúng chuẩn.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp chưa từng chuẩn hóa dữ liệu trước đó: mã sản phẩm bị trùng lặp, danh mục khách hàng – nhà cung cấp không thống nhất, quy trình kế toán mỗi chi nhánh làm một kiểu… Khi đưa những dữ liệu “bẩn” này vào ERP, hệ thống dễ gặp lỗi, báo cáo sai, thậm chí nhân viên mất niềm tin vào phần mềm ngay từ giai đoạn đầu triển khai.

Giải pháp:

Trước khi bắt đầu dự án, doanh nghiệp cần thực hiện bước “dọn dẹp và chuẩn hóa dữ liệu” nghiêm túc:

• Kiểm tra, loại bỏ các bản ghi trùng hoặc sai định dạng.
• Chuẩn hóa mã hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp theo một quy tắc thống nhất.
• Kiểm tra quy trình nhập liệu và phân quyền người dùng.

Đây là bước nền tảng quan trọng nhất để ERP vận hành chính xác, tạo nền móng cho tự động hóa và phân tích dữ liệu sau này.

4. THIẾU SỰ CAM KẾT TỪ BAN LÃNH ĐẠO

ERP không chỉ là dự án công nghệ, mà là dự án thay đổi toàn diện cách vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, một sai lầm rất thường gặp là ban lãnh đạo “ủy quyền” toàn bộ việc triển khai cho bộ phận IT hoặc kế toán, trong khi chính họ mới là người cần định hướng và dẫn dắt.

Khi thiếu vai trò chỉ đạo và cam kết từ lãnh đạo, dự án ERP dễ bị trì trệ. Nhân viên không thấy rõ tầm quan trọng của hệ thống, thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, và dần coi ERP là “việc của bộ phận khác”. Điều này khiến tiến độ bị kéo dài, hiệu quả thấp, và thậm chí gây tâm lý chống đối khi áp dụng phần mềm mới.

Giải pháp:

Để ERP thành công, ban lãnh đạo phải đóng vai trò chủ dự án – không chỉ ra quyết định mà còn truyền cảm hứng và dẫn dắt văn hóa thay đổi trong toàn công ty.
Cụ thể:

• Tham gia vào quá trình xác định mục tiêu, phạm vi và tiêu chí đánh giá dự án.
• Thường xuyên theo dõi tiến độ, tháo gỡ khó khăn và đưa ra quyết định kịp thời.
• Tạo động lực cho nhân viên, giúp họ hiểu rằng ERP không phải thêm việc, mà là công cụ giúp làm việc nhanh hơn, chính xác hơn.

5. KHÔNG CÓ NGƯỜI PHỤ TRÁCH NỘI BỘ (Key User)

Một trong những yếu tố quyết định thành bại của dự án ERP chính là đội ngũ người dùng nội bộ. Nhiều doanh nghiệp khi triển khai ERP không chỉ định rõ “key user” cho từng bộ phận, dẫn đến việc phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp. Khi phát sinh sự cố, thay đổi quy trình hoặc cần tùy chỉnh dữ liệu, không ai trong nội bộ đủ hiểu hệ thống để xử lý. Kết quả là mọi yêu cầu nhỏ đều phải chờ bên triển khai hỗ trợ, vừa tốn thời gian, vừa ảnh hưởng đến hoạt động vận hành.

Key user không chỉ là người biết sử dụng phần mềm, mà còn là “chuyên gia nội bộ” hiểu cả quy trình nghiệp vụ lẫn logic của hệ thống ERP. Họ đóng vai trò cầu nối giữa đội triển khai và người dùng cuối, giúp chuyển đổi quy trình cũ sang quy trình số một cách trơn tru.

Giải pháp:

Doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ key user vững mạnh ngay từ đầu dự án:

• Mỗi phòng ban nên có 1–2 nhân sự chủ chốt am hiểu nghiệp vụ, được đào tạo sâu về ERP.
• Key user tham gia xuyên suốt từ giai đoạn khảo sát, kiểm thử đến vận hành chính thức.
• Sau khi triển khai, họ tiếp tục hỗ trợ đào tạo nội bộ và làm đầu mối xử lý các tình huống phát sinh.

6.THIẾU ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG

Nguyên nhân phổ biến khiến dự án ERP không đạt kỳ vọng không nằm ở phần mềm, mà ở con người – những người trực tiếp sử dụng hệ thống.

Khi triển khai ERP, nhiều doanh nghiệp tập trung mạnh vào khâu kỹ thuật và cấu hình hệ thống, nhưng lại xem nhẹ việc đào tạo người dùng cuối (end user). Kết quả là sau khi hệ thống đi vào vận hành, nhân viên cảm thấy khó sử dụng, sợ thay đổi thói quen làm việc, hoặc nhập liệu một cách qua loa cho xong việc. Điều này khiến dữ liệu trở nên thiếu chính xác, quy trình bị gián đoạn, và toàn bộ lợi ích kỳ vọng từ ERP bị giảm sút nghiêm trọng.

Thực tế, ERP chỉ thực sự hiệu quả khi mọi nhân viên hiểu rõ quy trình và thấy được giá trị mà hệ thống mang lại cho chính công việc của họ. Nếu người dùng không hiểu “vì sao” phải làm, họ sẽ không bao giờ “muốn” làm.

👉 Giải pháp:
Doanh nghiệp cần xây dựng chương trình đào tạo thực tế, chia theo từng vai trò và bộ phận công việc. Thay vì các buổi đào tạo lý thuyết khô khan, hãy tổ chức các buổi hướng dẫn thực hành trực tiếp trên hệ thống, có ví dụ cụ thể gắn với tình huống công việc hàng ngày để nhân viên dễ nắm bắt.

Bên cạnh đó, cần truyền thông nội bộ rõ ràng về lợi ích của ERP – không chỉ là công cụ quản lý của ban lãnh đạo, mà là trợ thủ giúp nhân viên giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian, tăng tính minh bạch và hiệu suất làm việc. Khi người dùng cảm nhận được giá trị thiết thực, họ sẽ chủ động học hỏi và hợp tác, thay vì bị ép buộc.

7. KHÔNG KIỂM THỬ KỸ TRƯỚC KHI GO-LIVE

Nhiều doanh nghiệp vì muốn nhanh chóng đưa hệ thống ERP vào sử dụng nên bỏ qua hoặc rút ngắn giai đoạn kiểm thử. Kết quả là sau khi go-live, hệ thống phát sinh lỗi nhập liệu, sai công thức tính hoặc báo cáo không khớp với dữ liệu thực tế — gây gián đoạn hoạt động và mất lòng tin của người dùng.

👉 Giải pháp:
Triển khai kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT – User Acceptance Test) trước khi go-live. Đây là bước cho phép người dùng thật trải nghiệm hệ thống, đối chiếu kết quả với dữ liệu thực tế để phát hiện lỗi và tinh chỉnh quy trình. Việc kiểm thử kỹ lưỡng giúp đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, chính xác ngay từ ngày đầu chính thức triển khai.

8. THIẾU TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢN TRỊ THAY ĐỔI

Triển khai ERP không chỉ là thay đổi phần mềm – mà là thay đổi cách doanh nghiệp vận hành. Khi thiếu truyền thông nội bộ, nhân viên dễ hiểu lầm rằng hệ thống ERP được dùng để “kiểm soát” hoặc “giám sát”, dẫn đến tâm lý chống đối ngầm, thiếu hợp tác và khó tiếp nhận quy trình mới.

👉 Giải pháp:

• Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ xuyên suốt quá trình triển khai.
• Giải thích mục tiêu và lợi ích cụ thể của ERP đối với từng phòng ban, từng nhóm người dùng.
• Khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp ý kiến, chia sẻ phản hồi và cùng hoàn thiện hệ thống.
• Tôn vinh các “người tiên phong” sử dụng tốt ERP để lan tỏa tinh thần thay đổi tích cực.

9. KHÔNG BẢO TRÌ VÀ CẢI TIẾN SAU TRIỂN KHAI

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng “triển khai xong là xong”, nhưng ERP là một hệ thống sống, cần được duy trì và cải tiến liên tục. Nếu không bảo trì định kỳ, hệ thống sẽ nhanh lỗi thời, dữ liệu chậm và khó đáp ứng nhu cầu mới.

👉 Giải pháp:
Xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ và đánh giá hiệu quả vận hành mỗi 3–6 tháng. Khi doanh nghiệp mở rộng, hãy nâng cấp hoặc tùy chỉnh module để phù hợp quy mô.

KẾT LUẬN: TRIỂN KHAI ERP KHÔNG KHÓ, NHƯNG CẦN ĐI ĐÚNG HƯỚNG

ERP là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, giảm chi phí và tăng năng suất. Tuy nhiên, nếu không có chiến lược, sự cam kết và chuẩn bị kỹ lưỡng, hệ thống dễ trở thành “gánh nặng”.

Để tránh 9 sai lầm phổ biến khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần:
✅ Có tầm nhìn dài hạn và kế hoạch rõ ràng.
✅ Lựa chọn nhà cung cấp ERP uy tín, phù hợp ngành nghề.
✅ Chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo người dùng và quản trị thay đổi tốt.

Một dự án ERP thành công không chỉ là “phần mềm chạy được”, mà là khi công nghệ – quy trình – con người vận hành hài hòa, giúp doanh nghiệp thực sự chuyển đổi số bền vững.

CTCP IVS vinh dự  đồng hành cùng doanh nghiệp trong quy trình vận hành ERP, hỗ trợ doanh nghiệp tránh các sai sót trong quá trình vận hành từ đó đạt được kết quả tốt nhất