1. Thông tin khách hàng
Ngành nghề: Lĩnh vực thực phẩm
Khu vực: Chi nhánh khắp 63 tỉnh thành của Việt Nam
2. Bối cảnh hiện tại
Trước khi tìm đến giải pháp của IVS, công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Hệ thống chấm công hiện tại được thực hiện thủ công bằng cách sử dụng bảng Excel. Cụ thể, nhân viên tại các cửa hàng, đại lý phải tự điền thông tin chấm công và gửi báo cáo này về phòng Nhân sự (HR) tại trụ sở chính. Điều này không chỉ mất thời gian mà còn gây ra nhiều bất cập trong quá trình tổng hợp dữ liệu và tính lương.
Các báo cáo chấm công thường được gửi về trễ, dẫn đến việc phòng HR không thể cập nhật kịp thời và chính xác thông tin. Nhân viên thường gửi dữ liệu cuối tháng hoặc thậm chí muộn hơn, làm cho quá trình xử lý dữ liệu trở nên rối rắm và dễ sai sót. Không những thế, công ty cũng gặp khó khăn trong việc kiểm soát lịch trình làm việc của nhân viên, vì không có công cụ nào giúp theo dõi và đảm bảo rằng nhân viên có thực sự làm việc đúng giờ và đúng địa điểm.
Ngoài ra, việc tính lương qua Excel cũng trở thành một điểm yếu lớn của hệ thống hiện tại. Do dữ liệu từ các cửa hàng được cập nhật không đồng bộ và dễ xảy ra sai sót, việc tính lương thường không chính xác, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên cũng như uy tín của công ty. Các sai sót này thường gây mất thời gian để có thể truy xuất, nhân viên lo ngại về việc đảm bảo quyền lợi của mình.
3. Thách thức
Với tình trạng hiện tại, công ty đã phải đối mặt với nhiều thách thức lớn trong việc quản lý nhân sự, cụ thể là chấm công và tính lương. Các vấn đề chính mà công ty gặp phải bao gồm:
- Dữ liệu chấm công trễ và không đồng bộ: Do nhân viên tại các cửa hàng và đại lý ở nhiều địa phương phải tự ghi chép và gửi dữ liệu chấm công về trụ sở chính, quá trình này thường bị trì hoãn và không đảm bảo độ chính xác. Nhân viên HR gặp khó khăn trong việc theo dõi và xử lý dữ liệu kịp thời, đặc biệt là trong các tháng cao điểm hoặc khi nhân sự thay đổi.
- Thiếu công cụ kiểm soát chính xác thời gian làm việc: Không có hệ thống chấm công tự động nào được triển khai khiến cho công ty khó khăn trong việc kiểm soát chính xác thời gian làm việc thực tế của nhân viên, dễ ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc
- Sai sót trong quá trình tính lương: Do sử dụng Excel để tính lương, các lỗi nhập liệu và sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu là điều khó tránh khỏi. Những sai sót này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên, gây ra sự bất mãn và làm giảm hiệu suất làm việc.
- Khó khăn trong việc quản lý đơn nghỉ phép, công tác và làm thêm giờ: Nhân viên hiện nay phải nộp đơn xin nghỉ phép, công tác hoặc làm thêm giờ theo cách thủ công.HR không thể kiểm tra nhanh chóng nhất là công ty có các chi nhánh rải rác và lượng nhân sự đông
4. Giải pháp đề xuất
Để giải quyết các thách thức trên, IVS đã đề xuất một giải pháp toàn diện với hệ thống phần mềm quản lý chấm công và tính lương tự động IHRM, Hệ thống giúp đồng bộ hóa dữ liệu thực tế từ các cửa hàng, đại lý về trụ sở chính. Giải pháp này bao gồm các yếu tố sau:
- Lắp đặt máy chấm công tại tất cả các đại lý và cửa hàng: Máy chấm công sẽ được triển khai tại tất cả các cơ sở trên toàn quốc. Khi nhân viên đến làm việc, họ sẽ chấm công bằng vân tay hoặc thẻ từ, và toàn bộ dữ liệu này sẽ được đồng bộ hóa và gửi về trung tâm dữ liệu (data center) một cách tự động và tức thời.
- Hệ thống quản lý nhân sự IHRM với tính năng chấm công-tính lương: Dữ liệu chấm công từ các cửa hàng sẽ được gửi về hệ thống trung tâm tại trụ sở chính một cách liên tục và tự động. Nhân viên HR tại trụ sở chính chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản là có thể tổng hợp và quản lý bảng chấm công của toàn bộ nhân viên trên toàn quốc, mà không cần phải đợi dữ liệu từ các cửa hàng gửi về như trước đây.
- Hệ thống workflow cho phép đăng ký nghỉ phép, công tác, và OT trực tuyến: IVS còn xây dựng một hệ thống workflow cho phép nhân viên đăng ký đơn nghỉ phép, công tác, làm thêm giờ từ bất cứ nơi đâu. Nhân viên có thể nộp đơn trực tuyến thông qua ứng dụng hoặc hệ thống phần mềm, giúp cho việc quản lý đơn từ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Quản lý có thể duyệt đơn từ xa, mà không cần có mặt tại văn phòng.
- Tính lương tự động và chính xác: Hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu chấm công từ các cửa hàng, đồng thời kết hợp với thông tin đơn nghỉ phép, công tác và làm thêm giờ của nhân viên để tính toán lương chính xác. Nhân viên HR chỉ cần một cú click chuột để tạo ra bảng lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
- Thông tin lương gửi qua email: Thay vì phải in ấn bảng lương giấy, thông tin lương của nhân viên sẽ được gửi trực tiếp qua email cá nhân của họ. Điều này giúp tiết kiệm chi phí in ấn và đồng thời đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều nhận được thông tin lương một cách nhanh chóng và chính xác.
5. Kết quả đạt được
Sau khi triển khai giải pháp chấm công và tính lương đồng bộ của IVS, công ty đã đạt được nhiều kết quả tích cực:
- Tăng cường tính chính xác và đồng bộ trong việc quản lý chấm công: Nhờ vào hệ thống chấm công tự động và đồng bộ hóa dữ liệu, phòng HR có thể kiểm soát chính xác thời gian làm việc của nhân viên tại các cửa hàng, không còn lo ngại về việc dữ liệu chấm công gửi về trễ hoặc thiếu chính xác như trước đây.
- Tính lương chính xác và kịp thời: Với việc tự động hóa quy trình tính lương, các sai sót trước đây khi tính toán qua Excel đã được loại bỏ hoàn toàn. Nhân viên giờ đây có thể yên tâm rằng lương của họ được tính toán chính xác và nhận được thông tin lương đúng hạn.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý: Quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn nhờ vào việc đồng bộ hóa dữ liệu và tự động hóa quy trình. HR tại trụ sở chính chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản để quản lý nhân viên và xử lý bảng lương, thay vì phải xử lý từng dữ liệu thủ công như trước.
- Quản lý đơn nghỉ phép và công tác hiệu quả: Hệ thống workflow giúp việc đăng ký và duyệt đơn nghỉ phép, công tác hoặc làm thêm giờ trở nên tiện lợi hơn, không còn phải dựa vào quy trình thủ công phức tạp. Quản lý có thể duyệt đơn trực tuyến từ bất cứ đâu, bất kỳ lúc nào.
- Tiết kiệm chi phí in ấn: Việc gửi thông tin lương qua email đã giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, đồng thời đảm bảo tính bảo mật thông tin lương cho từng nhân viên.
6. Kết luận
Giải pháp quản lý chấm công và tính lương đồng bộ của IVS đã mang lại sự thay đổi toàn diện cho công ty sản xuất thực phẩm. Nhờ vào việc triển khai giải pháp phù hợp, đánh đúng tình hình thực tế mà công ty sản xuất đang gặp phải đã giúp công ty có bước ngoặt cải tiến rõ rệt. Doanh nghiệp không còn tình trạng sai sót khi chấm công tính lương, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và củng cố lòng trung thành của nhân viên
