1.Thông Tin Khách Hàng
- Ngành nghề: Kinh doanh linh kiện điện tử và máy móc điện tử
- Khu vực hoạt động: Đồng Nai
2.Bối Cảnh
Là một doanh nghiệp tiềm năng, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh linh kiện điện tử. Phần lớn hoạt động hiện tại của doanh nghiệp là mua đi bán lại các linh kiện và máy móc điện tử từ nhà cung cấp, đồng thời doanh nghiệp đang mở rộng thêm mảng sản xuất để tăng giá trị và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tuy nhiên, quá trình kinh doanh và sản xuất ngày càng phức tạp, đặc biệt khi doanh nghiệp cần đảm bảo khả năng truy vết hàng hóa chính xác. Khi khách hàng phản hồi về lỗi sản phẩm, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc xác định nguồn gốc lỗi. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý khiếu nại mà còn gây cản trở cho việc cải thiện chất lượng dịch vụ.
Thách thức này xuất phát từ việc doanh nghiệp khách hàng chưa có hệ thống truy vết hiệu quả, chủ yếu dựa trên chứng từ giấy và tập trung vào số hóa đơn. Cách làm này không đáp ứng được nhu cầu phức tạp của thị trường linh kiện điện tử, nơi mà mỗi lỗi nhỏ có thể gây ra những hậu quả lớn cho khách hàng.
Vì thế mà doanh nghiệp mong muốn một giải pháp toàn diện để:
- Quản lý được lịch sử hàng hóa từ khâu nhập kho, sản xuất đến xuất kho.
- Xác định chính xác người phụ trách trong từng giai đoạn.
- Giảm thiểu thời gian và công sức trong việc truy vết lỗi.
3.Thách Thức
Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp phải đối mặt với các thách thức lớn:
- Khó khăn trong việc truy tìm nguồn lỗi:
Khi khách hàng báo về lỗi sản phẩm, doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để truy tìm nguyên nhân. Việc này không chỉ làm chậm quá trình xử lý khiếu nại mà còn ảnh hưởng đến uy tín - Hạn chế thông tin truy vết:
Hệ thống hiện tại chỉ cho phép truy vết theo số hóa đơn, trong khi các yếu tố quan trọng khác như số lot, đơn mua hàng, hay đơn bán hàng lại không được theo dõi đầy đủ. Điều này khiến doanh nghiệp khó xác định được chính xác nguồn gốc lỗi. - Quy trình thủ công tốn kém thời gian:
Do không có công cụ hỗ trợ tự động, việc kiểm tra các chứng từ giấy và dữ liệu liên quan khiến quá trình truy vết trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót. - Thiếu sự minh bạch và kiểm soát quy trình:
Doanh nghiệp không thể theo dõi chi tiết các bước trong quy trình từ nhập kho, sản xuất đến xuất kho. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng và hiệu quả vận hành.
4.Giải Pháp
Hiểu rõ những khó khăn mà khách hàng đang gặp phải, IVS đã đề xuất triển khai giải pháp truy vết hàng hóa thông qua hệ thống quản lý sản xuất Smart Factory. Giải pháp này được tùy chỉnh để phù hợp với quy mô và nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp
Giải pháp hỗ trợ và giải quyết các khó khăn mà doanh nghiệp đặt ra:
Smart Factory quản lý truy vết hàng hóa theo nhiều tiêu chí:
Hệ thống cho phép doanh nghiệp truy vết hàng hóa không chỉ dựa vào số hóa đơn mà còn theo nhiều yếu tố quan trọng khác như:
- Số lot.
- Đơn mua hàng.
- Đơn bán hàng.
- Invoice.
Theo dõi toàn bộ quy trình từ nhập kho đến xuất kho:
Mỗi lô hàng được ghi nhận đầy đủ thông tin, bao gồm:
- Ngày nhập kho và xuất kho.
- Ai là người phụ trách từng công đoạn.
- Nguồn gốc hàng hóa (nhà cung cấp, giá mua).
Liên kết thông tin chặt chẽ:
Hệ thống quản lý hàànghoasdễ dàng tra cứu mối liên kết giữa đơn mua hàng và đơn bán hàng. Ví dụ, một sản phẩm được bán ra có thể được truy ngược về đơn mua hàng của nhà cung cấp, giúp xác định nguyên nhân lỗi nhanh chóng.
Tự động hóa quy trình:
Giải pháp tự động hóa việc ghi nhận và cập nhật dữ liệu, giúp doanh nghiệp giảm thiểu phụ thuộc vào chứng từ giấy và quy trình thủ công.
Lợi ích của giải pháp:
- Giảm thiểu sai sót trong quá trình truy vết.
- Tăng tốc độ xử lý khiếu nại khách hàng.
- Cải thiện khả năng quản lý và kiểm soát chất lượng hàng hóa.
5.Kết Quả
Sau khi triển khai giải pháp của IVS, doanh nghiệp đã ghi nhận nhiều cải thiện rõ rệt trong hoạt động kinh doanh:
- Tăng tốc độ và hiệu quả truy vết lỗi:
Với hệ thống mới, donghiệp có thể nhanh chóng truy vết nguồn gốc hàng hóa chỉ trong vài phút, thay vì mất nhiều giờ hoặc thậm chí vài ngày như trước. - Cải thiện độ chính xác:
Hệ thống cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ, giúp doanh nghiệp xác định chính xác nguyên nhân lỗi, khâu xảy ra vấn đề và người phụ trách. - Tiết kiệm thời gian và nguồn lực:
Nhờ tự động hóa, công ty đã giảm đáng kể thời gian và công sức trong việc kiểm tra chứng từ giấy, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. - Kiểm soát quy trình hiệu quả hơn:
Doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quá trình từ nhập kho, sản xuất đến xuất kho, đảm bảo mọi khâu đều được quản lý chặt chẽ và minh bạch. - Nâng cao uy tín với khách hàng:
Nhờ khả năng xử lý khiếu nại nhanh chóng và hiệu quả, doanh nghiêp đã củng cố niềm tin từ phía khách hàng và cải thiện mối quan hệ hợp tác.
6.Kết Luận
Giải pháp truy vết hàng hóa từ IVS đã giúp khách hàng vượt qua những thách thức lớn trong quá trình kinh doanh, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Với tính năng truy vết hiện đại, khách hàng không chỉ tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn gia tăng hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu sai sót và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. IVS tự hào đồng hành cùng các doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số và quản lý hiệu quả.
