1. Thông Tin Khách Hàng
Khách hàng của chúng tôi là một công ty sản xuất đa quốc gia có nhà máy đặt tại Việt Nam, chuyên sản xuất các sản phẩm ron (Joang) cho nhiều ngành công nghiệp. Công ty hoạt động với quy mô lớn, phục vụ cả thị trường trong nước và quốc tế, nên việc quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng và kho hàng là rất quan trọng để đảm bảo tính cạnh tranh và hiệu quả vận hành.
2. Bối Cảnh
Với nhu cầu sản xuất ổn định, công ty nhập nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, quy trình nhập hàng hiện tại vẫn còn mang tính thủ công, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc kiểm soát số lượng hàng hóa. Đặc biệt, khi nhận hàng từ nhà cung cấp, có những trường hợp số lượng hàng nhập kho lại lớn hơn số lượng đã được chỉ định trong đơn mua hàng. Điều này đã tạo ra nhiều vấn đề trong quản lý kho và kiểm soát chi phí.
3. Thách Thức
Công ty gặp một số thách thức lớn trong quy trình nhập kho, bao gồm:
- Quản lý số lượng hàng nhập không chính xác: Hiện nay, khi số lượng hàng nhập kho vượt quá yêu cầu trong đơn mua hàng, công ty không có quy trình tự động để kiểm soát điều này. Các khâu kiểm tra hoàn toàn thực hiện thủ công, thiếu sự liên kết giữa các bộ phận dẫn đến thông tin không nhất quán.
- Chi phí phát sinh và tồn kho tăng cao: Việc nhập số lượng hàng vượt quá yêu cầu gây ra sự gia tăng chi phí tồn kho không mong muốn. Điều này cũng khiến công ty phải tốn thêm nhiều thời gian và nguồn lực để rà soát và điều chỉnh lại kho hàng, từ đó làm tăng chi phí vận hành.
- Thiếu công cụ cảnh báo chênh lệch: Công ty mong muốn nếu nhà cung cấp giao vượt số lượng trong khoảng phần trăm dung sai cho phép thì có thể chấp nhận, nhưng khi vượt quá mức này, công ty cần có cơ chế cảnh báo để yêu cầu trả hàng lại.
Những thách thức này không chỉ ảnh hưởng đến ngân sách mà còn tạo áp lực trong việc đảm bảo tính chính xác và linh hoạt trong quy trình nhập kho.
4. Giải Pháp
Sau khi phân tích chi tiết các vấn đề mà công ty đang gặp phải, IVS đã ứng dụng phần mềm Smart Factory vào nhằm quản lý quy trình nhập hàng hóa, triển khai giải pháp quản lý nhập hàng và lưu trữ kho với hai tính năng chính để giải quyết các yêu cầu đặc thù của công ty.
- Thêm thông tin % dung sai quy định vào mặt hàng: Chức năng này cho phép công ty thiết lập một tỷ lệ phần trăm dung sai ( Tức là chênh lệch về số lượng nhận hàng so với số lượng trong đơn mua hàng) cụ thể cho từng loại mặt hàng. Điều này giúp quản lý dễ dàng kiểm soát số lượng hàng nhập kho. .
- Tính năng nhập kho mua hàng và cảnh báo trong quy trình nhập kho: Trong quá trình nhập kho, hệ thống sẽ kiểm tra và so sánh số lượng hàng thực tế với số lượng quy định trong đơn mua hàng và đối chiếu với với % dung sai. Nếu số lượng hàng nhà cung cấp giao vượt quá đơn mua hàng nhưng vẫn nằm trong tỷ lệ phần trăm dung sai cho phép, hệ thống sẽ tự động chấp nhận hàng. Tuy nhiên, khi người dùng nhập số lượng hàng vượt ngoài phạm vi dung sai, công ty sẽ nhận được cảnh báo và có thể thực hiện các bước cần thiết, bao gồm việc trả lại hàng cho nhà cung cấp
Giải pháp này không chỉ cung cấp sự linh hoạt cho quy trình nhận hàng mà còn giúp công ty tối ưu hóa việc quản lý kho hàng, giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết.
5. Kết Quả
Sau khi áp dụng giải pháp quản lý nhập kho mới, công ty đã ghi nhận được nhiều kết quả tích cực:
- Tăng tính chính xác trong quản lý kho hàng: Việc tự động kiểm tra số lượng hàng nhập và so sánh với tỷ lệ dung sai đã giúp công ty giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập hàng. Đội ngũ nhân viên cũng tiết kiệm được nhiều thời gian khi không còn phải kiểm tra thủ công từng lô hàng.
- Giảm chi phí tồn kho: Giải pháp này giúp công ty giảm bớt chi phí tồn kho do không còn nhập vượt quá nhu cầu sản xuất. Các chi phí phát sinh do việc lưu trữ hàng hóa không cần thiết đã được cắt giảm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.
- Nâng cao hiệu quả vận hành: Việc có cảnh báo tự động giúp nhân viên kho hàng phản ứng nhanh chóng khi có trường hợp vượt quá số lượng cho phép. Điều này tạo ra quy trình làm việc mượt mà hơn, giảm thiểu các sai sót trong quy trình nhập kho và cải thiện hiệu suất công việc.
- Tăng cường sự minh bạch và tính chính xác: Mọi quy trình nhập kho hiện đều có ghi nhận rõ ràng, từ số lượng hàng thực tế cho đến phần trăm số lượng hàng chênh lệch. Nhờ vậy, các phòng ban liên quan cũng dễ dàng kiểm tra thông tin và đảm bảo số liệu chính xác, đồng nhất giữa các khâu.
6. Kết Luận
Giải pháp quản lý nhập kho của IVS đã giải quyết các khó khăn của công ty sản xuất ron đa quốc gia, cải thiện đáng kể trong việc quản lý số lượng hàng hóa, giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả quy trình. Bằng cách thiết lập mức dung sai và cảnh báo tự động, công ty không chỉ quản lý chính xác hơn mà còn tăng tính linh hoạt trong quy trình nhập kho.
Giải pháp này là một ví dụ điển hình về cách công nghệ phần mềm của IVS có thể hỗ trợ các công ty sản xuất tối ưu hóa quy trình quản lý kho và đáp ứng các nhu cầu đặc thù của họ. Chúng tôi tự tin rằng giải pháp của mình sẽ tiếp tục hỗ trợ công ty duy trì hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí trong tương lai, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
