Phần mềm quản lý sản xuất giúp doanh nghiệp số hóa hoạt động lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý nguồn lực và tổng hợp dữ liệu vận hành trên hệ thống. Tùy theo mô hình nhà máy, giải pháp có thể được triển khai độc lập hoặc kết nối với ERP, MES và các hệ thống quản lý khác để hình thành quy trình vận hành đồng bộ.
Vậy phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất có những chức năng gì, mang lại lợi ích ra sao và doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp như thế nào là tối ưu nhất? Cùng IVS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Nội dung
1. Phần mềm quản lý sản xuất là gì?
Phần mềm quản lý sản xuất là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và kiểm soát các hoạt động liên quan đến quá trình sản xuất. Hệ thống giúp tập trung dữ liệu từ các công đoạn, hỗ trợ nhà quản lý theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch và phối hợp giữa các bộ phận.
Tùy vào phạm vi triển khai, phần mềm có thể hỗ trợ quản lý đơn hàng sản xuất, định mức nguyên vật liệu, lịch sản xuất, tiến độ thực hiện, chất lượng, tồn kho và chi phí. Một số giải pháp còn kết nối với máy móc, thiết bị hoặc hệ thống điều hành sản xuất để thu thập dữ liệu trực tiếp từ nhà máy.
Cần phân biệt rằng phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất không phải lúc nào cũng là một sản phẩm độc lập. Trong nhiều doanh nghiệp, các chức năng quản trị nguồn lực được thực hiện thông qua ERP, trong khi hoạt động giám sát và điều hành tại xưởng có thể được đảm nhiệm bởi MES. Việc lựa chọn hệ thống nào phụ thuộc vào bài toán vận hành và mức độ số hóa hiện tại của doanh nghiệp.
2. Phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất mang lại lợi ích gì?
2.1. Nâng cao khả năng kiểm soát tiến độ
Thông tin về lệnh sản xuất, công đoạn và sản lượng được tập trung giúp doanh nghiệp sớm nhận diện các điểm chậm trễ, từ đó chủ động điều chỉnh lịch sản xuất và phân bổ nguồn lực.
2.2. Sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn
Việc kết nối định mức, nhu cầu sản xuất và tồn kho hỗ trợ giảm tình trạng lập kế hoạch thiếu căn cứ, đồng thời giúp bộ phận kho và mua hàng phối hợp tốt hơn.
2.3. Tăng tính minh bạch của dữ liệu
Dữ liệu được chuẩn hóa và phân quyền theo nghiệp vụ giúp các bộ phận làm việc trên cùng một cơ sở thông tin. Điều này hạn chế việc nhập liệu trùng lặp và giúp quá trình đối chiếu dễ dàng hơn.
2.4. Hỗ trợ kiểm soát chất lượng và chi phí
Thông tin sản lượng, nguyên vật liệu tiêu hao, lỗi chất lượng và thời gian vận hành tạo cơ sở để doanh nghiệp phân tích nguyên nhân gây lãng phí, xác định điểm cần cải tiến và đánh giá kết quả sau khi thay đổi quy trình.
2.5. Tạo nền tảng cho chuyển đổi số nhà máy
Khi dữ liệu sản xuất được chuẩn hóa, doanh nghiệp có điều kiện kết nối các hệ thống quản trị, thiết bị và công nghệ tự động hóa theo từng giai đoạn. Đây là nền tảng quan trọng để tiến tới mô hình nhà máy thông minh, thay vì đầu tư nhiều công nghệ riêng lẻ nhưng thiếu liên kết.
3. Những bài toán quản trị thường gặp tại doanh nghiệp sản xuất
Quản trị doanh nghiệp sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất nội bộ và gia công bên ngoài. Tùy theo lĩnh vực sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu quản trị riêng. Tuy nhiên, nhìn chung, các doanh nghiệp sản xuất thường gặp một số vấn đề sau:
3.1. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí
Nhà máy sản xuất thường đặt tại các địa điểm khác với văn phòng điều hành, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý tình hình hoạt động. Tại nhiều doanh nghiệp, nhân viên kế toán ở các phân xưởng và chi nhánh có nhiệm vụ tập hợp chứng từ, sau đó chuyển về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp.
Quy trình này khiến công tác kế toán quản trị chi phí chưa được thực hiện đồng bộ, đồng thời trách nhiệm kiểm soát chi phí chưa gắn chặt với người đứng đầu bộ phận phát sinh chi phí.
3.2. Phân loại chi phí tại doanh nghiệp chưa đồng bộ
Chi phí trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí hoạt động khác. Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phân loại chi phí thành biến phí và định phí để phục vụ công tác kiểm soát chi phí.
Tuy nhiên, việc phân loại chi phí chưa thống nhất có thể gây khó khăn trong quá trình lập báo cáo kết quả kinh doanh và xác định điểm hòa vốn, làm giảm tính chính xác của thông tin phục vụ quản trị.
3.3. Xây dựng dự toán chi phí chưa hiệu quả
Hằng năm, doanh nghiệp sản xuất thường xây dựng kế hoạch tiêu thụ và kế hoạch sản xuất chi tiết theo từng quý, dựa trên số liệu hoạt động của năm trước và dự báo tình hình tiêu thụ trong năm tiếp theo.
Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất cùng định mức nhân công và tiêu hao vật tư, kế toán tiến hành lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Tuy nhiên, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp quan tâm đúng mức. Bên cạnh đó, hệ thống dự toán chủ yếu là dự toán tĩnh, chỉ phục vụ công tác lập kế hoạch mà chưa phát huy hiệu quả trong việc kiểm soát chi phí thực tế.
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất
Phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất là phần mềm phù hợp với mô hình vận hành, quy mô và đặc thù sản xuất của doanh nghiệp. Thay vì lựa chọn theo số lượng tính năng hay mức độ phổ biến, doanh nghiệp cần ưu tiên giải pháp đáp ứng đúng nhu cầu quản lý, từ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, kiểm soát nguyên vật liệu đến tối ưu nguồn lực và chi phí. Khi được lựa chọn phù hợp, phần mềm không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình sản xuất mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.
4.1. Phù hợp với mô hình sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng, sản xuất hàng loạt, sản xuất theo quy trình hoặc gia công có những yêu cầu quản lý khác nhau. Hãy xác định đặc điểm vận hành, số lượng công đoạn, phương pháp tính định mức và mức độ thay đổi của kế hoạch trước khi chọn giải pháp.
4.2. Đáp ứng nghiệp vụ thực tế
Danh sách chức năng cần được đối chiếu với các vấn đề đang tồn tại tại nhà máy. Nên ưu tiên những nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng, vật tư hoặc chi phí thay vì chọn phần mềm chỉ vì có nhiều tính năng.
4.3. Phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất sẽ có khả năng tích hợp và mở rộng
Cần đánh giá khả năng trao đổi dữ liệu với ERP, kế toán, kho, thiết bị sản xuất và các hệ thống hiện có. Đồng thời, doanh nghiệp nên làm rõ giao thức kết nối, phạm vi dữ liệu, trách nhiệm bảo trì và chi phí phát sinh nếu mở rộng.
4.4. Báo cáo và khả năng truy xuất dữ liệu
Nhà quản lý cần xác định trước các chỉ số muốn theo dõi, nguồn dữ liệu tạo ra chỉ số và tần suất cập nhật. Đối với các ngành có yêu cầu truy xuất nguồn gốc, cần kiểm tra khả năng liên kết giữa nguyên vật liệu, lô sản xuất, công đoạn và thành phẩm.
4.5. Năng lực triển khai và hỗ trợ
Ngoài phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất, kinh nghiệm phân tích quy trình, tư vấn nghiệp vụ, tích hợp hệ thống, đào tạo người dùng và hỗ trợ sau triển khai cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả dự án.
Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp trình diễn theo một quy trình thực tế của nhà máy, thống nhất tiêu chí nghiệm thu và làm rõ phạm vi công việc trước khi ký kết.
6 TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP
Giải pháp Smart Factory – IVS
Giải pháp Nhà máy thông minh (Smart Factory) – IVS là một hệ thống quản lý toàn diện cho doanh nghiệp sản xuất, hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong công tác đơn giản hóa quy trình, thực hiện lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát và tối ưu hóa chi phí; đồng thời trợ giúp các bộ phận thao tác nghiệp vụ, theo dõi dòng chảy thông tin và quản lý phê duyệt đa cấp hiệu quả mọi lúc, mọi nơi.
Với giải pháp Smart Factory từ IVS, người dùng có thể quản lý, theo dõi tồn kho theo thời gian thực và tự động hóa toàn bộ quy trình nhận diện, truy vết hàng hóa/nguyên vật liệu qua các công nghệ định danh (QR Code, Barcode, RFID, NFC). Bên cạnh đó, nhà quản lý cùng đội ngũ điều hành có thể giám sát số liệu trực quan, tình trạng vận hành và toàn bộ quá trình nhập – xuất – lưu chuyển kho của nhà máy theo thời gian thực.
Giải pháp Smart Factory của IVS khẳng định sự khác biệt trên thị trường nhờ khả năng dễ dàng tích hợp các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo (AI), IoT, Big Data, PLC, SCADA, MES, Robotic và hệ thống nhúng.
Hệ thống linh hoạt triển khai trên cả 2 nền tảng Cloud (tiết kiệm chi phí ban đầu, truy cập mọi lúc mọi nơi) và On-Premise (dễ kiểm soát, tùy chỉnh cấu hình sâu theo nhu cầu riêng), được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm với hơn 20 năm hoạt động trong lĩnh vực phần mềm. Khi đưa vào vận hành, dữ liệu nền tảng (master data) và quy trình của từng phòng ban sẽ được chuẩn hóa, phân quyền chặt chẽ để tin học hóa toàn diện doanh nghiệp.
Hệ thống IVS Smart Factory sở hữu hệ sinh thái kết nối đa dạng, đáp ứng hầu hết các phần việc trọng yếu trong nhà máy sản xuất: từ lập kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho, nhận diện – truy vết hàng hóa, quản lý phê duyệt luồng công việc đến giám sát an toàn lao động (PPE) và kết nối các thiết bị tự động hóa hiện trường… đồng thời đồng bộ toàn bộ dữ liệu về một hệ thống quản lý tập trung.
Trước nhu cầu chuyển đổi số mạnh mẽ trong ngành sản xuất, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất đề không chỉ tháo gỡ bài toán vận hành thực tế, mà còn đảm bảo an toàn dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế và dễ dàng mở rộng quy mô khi phát triển. Giải pháp Nhà máy thông minh do IVS thiết kế mang tính tư duy công nghệ hiện đại, đáp ứng linh hoạt các yêu cầu chuyên biệt và đồng hành bền vững cùng nhà quản trị doanh nghiệp sản xuất.
