Trong xu hướng chuyển đổi số quản trị doanh nghiệp, việc số hóa hồ sơ và quy trình nhân sự đang trở thành ưu tiên của nhiều tổ chức. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quy trình quản lý hợp đồng, dữ liệu nhân sự và nền tảng công nghệ đang sử dụng.

Đây không chỉ là thay đổi về mặt thủ tục hành chính, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tối ưu vận hành thông qua các giải pháp như phần mềm quản lý nhân sự, giúp tự động hóa quy trình ký kết, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng lao động.

Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337 là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết và thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được định hướng đưa vào vận hành chậm nhất từ ngày 01/07/2026, tạo cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động liên quan đến hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới.

Doanh nghiệp có bắt buộc áp dụng hợp đồng lao động điện tử không?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP không đơn thuần yêu cầu doanh nghiệp chuyển đổi toàn bộ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử từ sau ngày 01/07/2026, mà tập trung quy định về việc giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử trên môi trường số.

Tuy nhiên, trong bối cảnh hệ thống quản lý hợp đồng lao động điện tử được triển khai, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị về:

• Quy trình ký kết hợp đồng trên nền tảng số
• Hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân sự
• Phương thức xác thực, ký điện tử
• Khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận HR

Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn vận hành và sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu quản trị nhân sự trong giai đoạn chuyển đổi số.

Những khó khăn doanh nghiệp thường gặp khi chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử

Dù mang lại nhiều lợi ích, quá trình chuyển đổi vẫn đặt ra một số thách thức đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và lớn.

1. Chưa có nền tảng quản lý hợp đồng tập trung

Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn lưu trữ hợp đồng dưới dạng file PDF, email hoặc hồ sơ giấy phân tán. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát:

• Hợp đồng sắp hết hạn
• Phụ lục hợp đồng
• Lịch sử thay đổi thông tin nhân sự
• Tình trạng ký kết của từng nhân viên

2. Khó quản lý vòng đời hợp đồng lao động

Khi số lượng nhân sự tăng lên, việc theo dõi thủ công bằng Excel hoặc nhiều hệ thống rời rạc dễ dẫn đến:

• Bỏ sót thời hạn gia hạn hợp đồng
• Sai lệch dữ liệu nhân sự
• Tốn nhiều thời gian kiểm tra khi cần báo cáo

3. Thiếu sự liên kết giữa hợp đồng và các nghiệp vụ HR khác

Hợp đồng lao động không chỉ là một tài liệu pháp lý mà còn liên quan trực tiếp đến:

• Hồ sơ nhân sự
• Chấm công
• Tính lương
• Chính sách phúc lợi

Doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng kết nối toàn bộ quy trình thay vì quản lý từng phần riêng lẻ.

Phần mềm quản lý nhân sự IHRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hợp đồng lao động điện tử như thế nào?

Một phần mềm quản lý nhân sự hiện đại không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý về hợp đồng lao động điện tử mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản trị nhân sự.

Với IHRM, doanh nghiệp có thể:

Ký kết và quản lý hợp đồng trên nền tảng số

Toàn bộ quá trình tạo lập, ký kết và lưu trữ hợp đồng được thực hiện trên hệ thống, giúp giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, tiết kiệm thời gian xử lý và thuận tiện cho việc tra cứu khi cần.

Quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng lao động

Doanh nghiệp có thể theo dõi xuyên suốt quá trình từ khởi tạo hợp đồng, ký kết, cập nhật phụ lục đến gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng, giúp kiểm soát đầy đủ lịch sử thay đổi của từng nhân sự.

Tự động cảnh báo thời hạn hợp đồng

Hệ thống hỗ trợ nhắc lịch đối với các hợp đồng sắp hết hạn hoặc cần gia hạn, giúp bộ phận nhân sự chủ động xử lý và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.

Hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự

Dữ liệu hợp đồng được quản lý trên cùng một hệ thống với thông tin nhân sự, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, tổng hợp và quản lý hồ sơ nhân viên, đồng thời giảm các thao tác thủ công trong quá trình vận hành.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị chuyển đổi từ khi nào?

Với định hướng triển khai quản lý hợp đồng lao động trên nền tảng số, doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị càng sớm càng tốt thay vì chờ đến thời điểm quy định được áp dụng rộng rãi.

Các bước doanh nghiệp có thể thực hiện:

1. Rà soát quy trình quản lý hợp đồng hiện tại
2. Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự
3. Đánh giá giải pháp phần mềm quản lý nhân sự phù hợp
4. Đào tạo đội ngũ HR và các phòng ban liên quan
5. Kiểm tr quy trình trước khi triển khai chính thức

Việc chuyển đổi chủ động giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự dài hạn.

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn IHRM cho hành trình số hóa nhân sự?

Với kinh nghiệm triển khai các giải pháp phần mềm doanh nghiệp, IVS phát triển IHRM nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hiện đại hóa hoạt động quản trị nhân sự, đặc biệt với các tổ chức có quy mô nhân sự lớn và quy trình vận hành phức tạp.

IHRM không chỉ hỗ trợ quản lý hợp đồng lao động mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản trị nhân sự tập trung, minh bạch và hiệu quả hơn.

Đăng ký demo IHRM để trải nghiệm giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số quy trình HR ngay hôm nay.